Démarches pour l'organisation d'évènement (public/privé)

Organisation d'un évènement

En tant qu’organisateur de manifestations sur la Ville de Herstal, voici les démarches à suivre pour vos événements futurs.

Le règlement de police administrative du 09 juillet 2010, relatif aux attroupements, cortèges et manifestations reste en vigueur.

Selon ce règlement, vous êtes tenus de remplir une demande d’autorisation ou de déclaration lors de l’organisation d’une manifestation publique. 

Ce formulaire doit être introduit à la Ville 60 jours avant la manifestation (pour les manifestations publiques en salles privées) ou 90 jours avant pour les manifestations en plein air ou dans des locaux communaux.

Vous devez notamment y préciser :

• les noms, adresses et numéros de téléphone de l’organisateur,
• l’objet de la manifestation et sa description la plus complète,
• le lieu, la date et l’heure (de début et de fin) de la manifestation,
• le nombre de personnes attendues,
• décrire le type d’animation (musicale, sono, etc.), de restauration, etc.

Le Bourgmestre peut prescrire dans son acte d’autorisation des mesures à exécuter avant, pendant ou après l’événement, notamment des mesures relatives à la sécurité des installations provisoires (podiums, tribunes, gradins, chapiteau, etc), des installations de gaz et d’électricité, des voies d’évacuation et autres dispositifs nécessaires à l’organisation.

Le Bourgmestre peut également prescrire une visite sur les lieux des services compétents (service communal de Sécurité et de Salubrité publiques, services d’incendie, organisme agréé pour le contrôle, la certification et les essais en matière de sécurité) afin de veiller à la bonne installation des dispositifs et ce pour assurer la sécurité des organisateurs, participants, riverains, etc.

L’intervention des pompiers et des organismes agréés est à votre charge, vous pouvez consulter les tarifs de l’IILE sur leur page web. 

Un memento des mesures à prévoir a été publié par le service incendie que vous pouvez consulter sur leur page web.

Comment introduire votre demande ?

Etape 1 : imprimer le formulaire intitulé "déclaration de manifestation publique".
Etape 2 : compléter la partie I de ce formulaire, c.-à-d. les coordonnées du déclarant et les renseignements concernant la manifestation (la partie II est réservée à l’Administration).
Etape 3 : dater et signer la partie I du formulaire.
Etape 4 : envoyer ce formulaire dument complété, daté et signé à l’adresse suivante : Ville de Herstal, place Jean Jaurès 45 à 4040 Herstal.
Votre déclaration sera alors traitée par la Ville.

Si votre manifestation est privée

Si vous souhaitez organiser une manifestation "privée", soit sur invitation uniquement, dans un bâtiment communal, vous devez remplir la demande d''occupation pour manifestation privée et nous la faire parvenir 60 jours avant la manifestation.

Occupation de locaux

Les locaux communaux peuvent être occupés mais uniquement pour des manifestations à caractère public organisées par des associations ou organismes ayant leur siège social ou exerçant leur activité sur le territoire communal.

Nous ne prêtons pas les locaux à des particuliers ou pour des évènements à caractère privé (anniversaires, mariages).

Pour demander à occuper un local communal (ou d'ailleurs un espace public), vous devez remplir le formulaire de déclaration de manifestation publique.